ศิริสุขอพาร์ทเม้นท์
ระบบการจัดการด้านเอกสาร
ขั้นตอนในการจัดเก็บเอกสาร
- ใช้ระบบตัวเลขในการจัดเรียง แบ่งเป็นหมวดหมู่ ดังนี้
หมวด 1 การเงิน มีการทำบัญชีรายรับ รายจ่ายประจำเดือนของศิริสุขอพาร์ทเม้นท์ บันทึกค่าใช้จ่ายต่างๆ เช่น เงินเดือนพนักงาน ค้าจ้าง เป็นต้น
หมวด 2 สัญญาเช่าห้องพัก จัดเก็บสำเนาสัญญาเช่าของผู้เช่าทุกคนไว้เป็นหลักฐาน จัดแบ่งเป็นระบบตัวเลขโดยใช้เล่มบิล เลขที่บิล และวันที่ในการจัดเก็บ เพื่อสะดวกในการตรวจสอบและค้นหา
หมวด 3 ประวัติผู้เช่า มีการจัดเก็บประวัติผู้เช่าตามเลขห้องพัก
หมวด 4 ค่าน้ำ ค่าไฟฟ้า จัดเก็บบิลค่าน้ำ ค่าไฟฟ้า ค่าโทรศัพท์ของทุกเดือนเพื่อส่งให้สำนักงานบัญชี โดยแบ่งแยกเป็นเดือนๆ
หมวด 5 สำเนาใบเสร็จรับเงิน เก็บสำเนาใบเสร็จรับเงินทุกฉบับ ตามวันที่ที่ผู้เช่ามาชำระค่าเช่า เพื่อป้องกันการผิดพลาดในภายหลัง
หมวด 6 แจ้งซ่อม บำรุง จัดเก็บประวัติการซ่อม บำรุง ของห้องพักและค่าใช้จ่ายในการซ่อม บำรุงในแต่ละครั้ง
หมวด 7 เบ็ดเตล็ด เช่น - ใบสม้ครงาน ( ที่ยังไม่ได้สัมภาษณ์ )
- สต็อกสินค้า ( วัสดุ เครื่องมือสำหรับซ่อมแซมห้องพัก )
